OVERSEAS EDUCATION PROGRAMS® - En adelante OEP - ha establecido la presente política de privacidad y protección de datos personales donde se regula la recolección, almacenamiento, administración y protección de la información recibida por todos los clientes, usuarios y partes relacionadas. Para los efectos de la presente política se tendrá en cuenta lo siguiente:

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1. DEFINICIONES
a. Aviso de privacidad: es el documento que consta en cualquier medio físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable del tratamiento de los datos personales, que se pone a disposición del usuario, para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se informa al Titular de la información la existencia de estas políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades y derechos para el tratamiento que se dará a los datos personales suministrados por él. 
b. Autorización: es el consentimiento previo y expreso del usuario, para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
c. Base de Datos: es el conjunto de todos los datos personales que han sido autorizados por sus Usuarios y que serán objeto del tratamiento establecido por esta política.   
d. Dato personal: es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a un usuario. 
e. Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el usuario.        
f. Datos sensibles:  son aquellos datos que afectan la intimidad del usuario o cuyo uso indebido puede generar discriminación por razones de origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los  derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
g. Responsable del tratamiento: para los efectos de esta política, es OEP quien manejará los datos personales de sus usuarios, de acuerdo con lo establecido por la Ley y en este documento.
h. Encargado del Tratamiento: es la persona natural designado por el responsable del tratamiento de los datos personales (OEP).    
i. Titular: persona natural de quien es la información y quien libre y voluntariamente ha manifestado a OEP su autorización para que sus datos personales sean objeto de tratamiento.   
j. Tratamiento: es cualquier operación sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, aclaración o supresión de dichos datos.


2. PRINCIPIOS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Como premisa fundamental de esta política, OEP respeta la privacidad de cada una de las personas naturales o jurídicas que suministren su información personal a través de los diferentes canales de recolección de información establecidos para tal efecto. OEP garantiza que cuenta con mecanismos y sistemas de almacenamiento, adecuados y seguros. La información es recolectada procesada y usada de conformidad con las regulaciones actuales de protección de información y privacidad. No obstante, OEP no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información. Por disposición legal, OEP se abstiene de recolectar información de cualquier tipo proveniente de menores de edad sin previa autorización expresa de un tutor o representante.

Los datos suministrados por el Titular, deben ser claros, veraces, verificables y exactos, para que el tratamiento de los mismos pueda ser igualmente confiable. 

La confidencialidad en el tratamiento de datos personales es otro de los principios rectores de esta política, ya que todos los funcionarios con acceso a las bases de datos están obligados a guardar estricta confidencialidad en el manejo de los mismos.
 

1. Todo dato almacenado y tratado por OEP debe tener la previa y expresa autorización de su titular, la cual deberá ser otorgada de manera libre y voluntaria. No obstante este principio, no será necesaria autorización en los siguientes eventos: 

   • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

   • Datos de naturaleza pública.

   • Casos de urgencia médica o sanitaria.

   • Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

   • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

2. Los datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:

Codificar en nuestros sistemas, las solicitudes de vinculación como clientes y/o usuarios.

Informar sobre nuevos productos o servicios.

Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes o usuarios.

Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos, así como los de nuestras empresas vinculadas, y para facilitar el acceso general a la información de estos.

Proveer nuestros servicios y productos.

Informar sobre el lanzamiento de nuevos productos o servicios, o cambios en los mismos.

Evaluar la calidad del servicio.

Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

Consultar, reportar, procesar y transferir información a centrales de riesgo.


3. DEBERES Y DERECHOS
3.1. Derechos del Titular de la información:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en esta política.

Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento, el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.


3.2 Deberes del responsable del tratamiento de datos personales:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, verificable, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la información en los términos señalados en la ley.

Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


3.3 Deberes del encargado del tratamiento de datos personales:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares de la información. 

Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando a ello haya lugar.

Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial”, una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


4. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTA DE DATOS Y PARA LA PRESENTACIÓN DE RECLAMOS
a. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en base de datos.
b. El Responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deberá suministrar al Titular toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con su identificación.
c. La consulta se formulará a través de correo electrónico y de los demás datos de contacto consignados en el aviso de privacidad publicado en la página web www.oep.edu.co y que en todo caso se adjunta a esta política como Anexo 1.
d. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento de datos, a través de los canales de comunicación establecidos en el aviso de privacidad. Para efectos de la presentación de reclamos se deberá seguir el siguiente procedimiento y se deberán cumplir los siguientes requisitos:

El reclamo deberá contener como mínimo: la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando, los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
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El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante OEP.


ANEXO 1

Aviso de privacidad:
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del decreto 1377 de 2013, informamos que todos los datos suministrados en nuestros formularios y los demás documentos anexos por el titular de la información serán utilizados exclusivamente para los fines propios de la relación comercial. El tratamiento de los mismos y los mecanismos dispuestos para que usted haga valer sus derechos están contenidos en las políticas de tratamiento de la información publicadas en la página web www.oep.edu.co

A través de la línea de atención 3174010989 o desde Cúcuta, en el 6075744506, o a través del correo electrónico info@oep.edu.co. En estos canales usted podrá hacer uso de sus derechos que incluyen: solicitudes, actualizaciones, solicitar rectificaciones y supresiones de todos sus datos personales.
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Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:

1. Codificar en nuestros sistemas, las solicitudes de vinculación como clientes y/o usuarios.

2. Informar sobre nuevos productos o servicios.

3. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, usuarios.

4. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos, así como los de nuestras compañías vinculadas, y para facilitar el acceso general a la información de estos.

5. Proveer nuestros servicios y productos.

6. Informar sobre el lanzamiento de nuevos productos o servicios, o cambios en los mismos.

7. Evaluar la calidad del servicio.

8. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

9. Consultar, reportar, procesar y transferir información a centrales de riesgo.